RICHTLINIE ZUR DATENSPEICHERUNG
1. ZWECK
Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, Datenspeicherungs- und Löschvorgänge zu beschreiben und die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Arten personenbezogener Daten festzulegen, um eine kohärente Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen und die Aufzeichnung der ergriffenen Maßnahmen sicherzustellen. Sofern nicht anders angegeben, bezieht sich diese Richtlinie auf alle Daten in elektronischer und gedruckter Form, die innerhalb von Uniline verwendet werden, unabhängig von der Art der Erhebung und Speicherung.
2. AUFBEWAHRUNG UND ZERSTÖRUNG VON DATEN
Dokumente sollten so lange aufbewahrt werden, wie sie zur Erfüllung der Geschäftspflichten von Uniline und zur Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen erforderlich sind. Uniline legt den Zeitraum fest, für den die personenbezogenen Daten aufbewahrt werden sollen, indem: • der Wert der Daten für Uniline, die von ihr angebotenen Dienstleistungen, ihre Geschäftsbeziehungen und ihr Umfeld bestimmt wird. • Beurteilung der Relevanz von Daten als Beweis für Geschäftsaktivitäten und/oder Entscheidungen. • Feststellung, ob für die Speicherung gesetzliche oder behördliche Anforderungen bestehen.
2.1. Mindestdauer der Datenaufbewahrung
Die Mindestaufbewahrungsdauer ist ein zentrales Element des Datenschutzes und sollte mindestens einmal jährlich überprüft werden. Die genaue Auflistung der Datenarten und der Aufbewahrungsfristen führt der Datenschutzbeauftragte. Im Hinblick auf die Löschung bzw. Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Dokumenten sind im Wesentlichen zwei Entscheidungen zu treffen: • Löschung nach Ablauf des vereinbarten/definierten Zeitraums – wobei der Lebenszyklus des Dokuments im Voraus leicht bestimmbar ist (z. B. nach 3 Jahren vernichtet werden). 11 Jahre nach Vertragsbeendigung vernichtet). • Option zur permanenten Speicherung – wobei bestimmte Gruppen von Dokumenten definiert werden, die einer dauerhaften Speicherung würdig sind.
2.2. Zerstörung
Unsensible Daten (z. B. Flyer und ähnliche öffentlich zugängliche Materialien) können einfach in den Müll geworfen werden, während Daten in Papierform auf eine solche Weise vernichtet werden müssen (z. B. mit einem Aktenvernichter, durch Schneiden oder Schreddern). ein nachträgliches Auslesen der Daten unmöglich machen. Elektronische Geräte und Medien (z. B. CD/DVD/USB/Festplatte), die vertrauliche Informationen enthalten, müssen physisch zerstört oder durch Software mehrfach gelöscht werden, um eine nachträgliche Einsichtnahme in die Daten zu verhindern. In Datenbanken enthaltene Daten müssen gelöscht oder in bestimmten Fällen anonymisiert werden, um eine Identifizierung der Personen, auf die sie sich beziehen, nicht zu ermöglichen.
2.3. Datenaustausch
Bei der Ausübung der Geschäftstätigkeit kann es zu einer Datenduplizierung in der Form kommen, dass dieselben Daten an mehreren verschiedenen Orten gespeichert werden (z. B. auf Papier und elektronisch, per E-Mail/Post an andere Geschäftseinheiten gesendet). Alle doppelten Daten müssen identifiziert und Kopien regelmäßig gelöscht werden. Spätestens bis zum Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist müssen sowohl alle Kopien als auch die ursprüngliche Datenversion gelöscht werden. In Fällen, in denen Daten mit anderen Wirtschaftssubjekten ausgetauscht werden, müssen geeignete Aufzeichnungsverfahren vorhanden sein, um eine Datenverwaltung gemäß den einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen sicherzustellen.
2.4. Dokumentenarchivierung
Dokumente werden von Uniline-Mitarbeitern in dafür vorgesehenen Schränken oder Räumen archiviert. Der Archivraum muss mit einem Schlüsselschloss versehen sein, um den Zutritt Unbefugter zu verhindern. Uniline archiviert nicht mehr benötigte Dokumente sowie laufende Dokumente.
2.5. Audit-Trail
Eine Löschung der im Aufbewahrungsplan aufgeführten Dateien muss nicht protokolliert werden. Dateien, die vorzeitig gelöscht werden oder länger als angegeben aufbewahrt werden, müssen zu Prüfzwecken aufgezeichnet werden.
